Xác định được tầm quan trọng của công tác bổ sung, ngay từ đầu năm, Thư viện tỉnh đã chủ trương xây dựng chính sách, kế hoạch bổ sung phù hợp dựa trên danh mục của các công ty phát hành sách, các nhà xuất bản và trang website bán sách uy tín. Đồng thời nắm bắt kịp thời nhu cầu về tài liệu của độc giả qua sổ góp ý tại thư viện để lập danh mục sách mới, sách hay, sách bán chạy trên thị trường, tạo ra nguồn tài nguyên thông tin đa dạng về hình thức, về phong phú về nội dung. Trong quá trình thực hiện, viên chức làm công tác bổ sung phải tra trùng, đối chiếu và xác định ấn phẩm trên danh mục đã có ở thư viện hay chưa, nhằm nâng cao chất lượng bổ sung, tránh tình trạng lãng phí.

Cán bộ Thư viện đang kiểm tra danh mục sách bổ sung

Từ những kế hoạch đã xây dựng, cùng với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu trong công tác bổ sung, trong năm qua, Thư viện tỉnh đã bổ sung 8.263 bản sách mới, đạt 110,17% theo chỉ tiêu pháp lệnh UBND tỉnh giao; tiếp nhận 2246 bản sách/530 nhan đề tặng từ các cá nhân, tổ chức, và các nhà xuất bản.

Bên cạnh nguồn tài liệu truyền thống, Thư viện tỉnh cũng đã rất quan tâm đến việc bổ sung nguồn tài liệu số phục vụ độc giả như ký hợp đồng khai thác kho tài liệu của tailieu.vn với khoảng 1,5 triệu bản và mua bản quyền sách nói từ Công ty Cổ phần Công nghệ WeWe (Voiz FM) với 1.254 bản sách nói có nội dung đa đạng ở các lĩnh vực văn học, nghệ thuật, giáo dục, y tế, kinh tế, kỹ năng sống, sách thiếu nhi…

Nếu bổ sung tài liệu được xem là khâu đầu tiên thì xử lý tài liệu là khâu quan trọng thứ hai trong chuỗi hoạt động thư viện. Xử lý nhanh chóng, chính xác sẽ giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu và thuận lợi trong việc sắp xếp, tổ chức kho, đáp ứng tốt nhất nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của người sử dụng thư viện.

Thư viện tỉnh luôn thực hiện theo đúng quy trình và phương pháp xử lý tài liệu nhằm bảo đảm độ chính xác, nhanh chóng và hiệu quả cao. Cụ thể, sau khi tiếp nhận tài liệu bổ sung, cán bộ thư viện sẽ tiến hành kiểm danh mục và chia khổ theo sách thực tế; thực hiện theo đúng quy trình 9 bước trong quy trình xử lý tài liệu như: dán nhãn theo số đăng ký cá biệt, đóng dấu, đóng số, dán chỉ từ, phân loại, biên mục, dán cutter, scan bìa sách, bàn giao tài liệu cho các kho phục vụ độc giả. Kết quả trong năm 2024, đã xử lý và biên mục 13.054 bản sách mới (trong đó có 4.791 bản sách tặng biếu); xử lý và biên mục 1.833 bài trích địa chí và 245 tranh/ 245 nhan đề tập tranh đạt giải năm 2023 đưa vào phục vụ độc giả.

Cán bộ thư viện đang dán mã vạch cho từng cuốn sách  

Với những kết quả đạt được, công tác bổ sung và xử lý tài liệu tại Thư viện đã và đang được đánh giá cao. Do đó, ngày càng nhiều cơ quan, đơn vị chủ động đề nghị phối hợp thực hiện. Cụ thể trong năm qua, đơn vị đã hỗ trợ thư viện trường Chính trị tỉnh xử lý, sắp xếp kho sách với gần 12.000 bản sách; hỗ trợ số hóa 3.126 trang tài liệu địa chí địa phương cho Thư viện Thành phố Tân Uyên từ dạng giấy truyền thống qua kỹ thuật số và giúp bạn đọc tiếp cận một cách nhanh chóng, kịp thời.

Cán bộ thư viện đang biên mục tài liệu

* Thuận lợi

Trong công tác phân loại, biên mục tài liệu, Thư viện tỉnh đã đáp ứng được một số chuẩn nghiệp vụ như sử dụng khung phân loại DDC ấn bản 14, khổ mẫu biên mục MARC21, quy tắc biên mục AACR2…  qua đó góp phần thúc đẩy việc chia sẻ, khai thác, trao đổi thông tin, liên kết các cơ sở dữ liệu trong toàn tỉnh; tạo tiền đề để ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ mới, bắt kịp xu thế trong giai đoạn hiện nay và trong tương lai.

Tận dụng được cơ sở dữ liệu từ các website, phần mềm của các cơ quan thư viện trong và ngoài hệ thống để tham khảo, sao chép các kết quả biên mục một cách dễ dàng, giúp cán bộ thư viện tiết kiệm được thời gian và công sức khi phân loại tài liệu, đảm bảo sự thống nhất về chỉ số phân loại giữa các thư viện.

Đội ngũ người làm công tác thư viện có chuyên môn, kinh nghiệm, tận tâm, nhiệt tình trong thực hiện nhiệm vụ và được tham gia đầy đủ các đợt tập huấn, đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ công tác xử lý, ứng dụng mới trong hoạt động chuyên môn.

* Khó khăn

Bên cạnh những thuận lợi đang có, Thư viện tỉnh Bình Dương cũng gặp một số khó khăn nhất định trong công tác bổ sung tài liệu như: Việc thu thập, sưu tầm  các bộ sưu tập tài liệu có giá trị đặc biệt về lịch sử, văn hóa, khoa học; tài liệu địa chí địa phương; luận văn; luận án còn chưa thực hiện được vì chưa có chính sách, quy định rõ ràng cụ thể đối với việc cho, tặng, giao nộp tài liệu của các tác giả là người địa phương về Thư viện tỉnh.

Hiện tại thư viện chưa ứng dụng Khung phân loại DDC 23 và đang sử dụng khung phân loại thập phân DDC 14. Do hiện nay các kho sách của Thư viện đang quá tải, nên khi ứng dụng Khung phân loại DDC 23 vào sẽ không có diện tích để tách riêng kho. Hơn nữa công tác hồi cố kho sách chuyển từ khung phân loại DDC 14 sang DDC 23 tốn rất nhiều kinh phí, thời gian, nhân lực và vật lực. Viên chức thư viện đa số chưa được tập huấn đầy đủ về DDC 23 mà chủ yếu tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn.

Trong công tác biên mục sách của Thư viện tỉnh chưa ứng dụng Bộ Từ khóa -  Bộ Tiêu đề chủ đề chuẩn do chưa có sự thống nhất từ Thư viện Quốc Gia. Cán bộ nghiệp vụ sử dụng ngôn ngữ từ khóa, chủ đề tự do, đây cũng là một trong những khó khăn cho chính người làm công tác xử lý nghiệp vụ và bạn đọc khi tra cứu thông tin và chia sẻ dữ liệu.

Một số nhân sự được sắp xếp vị trí việc làm trong công tác bổ sung và xử lý tài liệu không tốt nghiệp chuyên ngành thư viện, nên khi có những yêu cầu nghiên cứu sâu về chuyên môn cũng gặp không ít khó khăn.

* Một số giải pháp

Thứ nhất, tham mưu đề xuất với lãnh đạo các cấp ra thông báo kêu gọi, xây dựng chính sách khuyến khích, quy định cụ thể đối với các tổ chức, cá nhân, cán bộ công chức, viên chức trong tỉnh về việc cho, tặng hay giao nộp lưu chiểu 01 bản các công trình nghiên cứu khoa học cho Thư viện tỉnh để lưu trữ phục vụ bạn đọc. Ngoài ra, chú trọng công tác thu thập, sưu tầm tài liệu cổ, quý hiếm, tài nguyên thông tin về lịch sử, văn hóa, xã hội của địa phương, xây dựng cơ sở dữ liệu, bộ sưu tập tài liệu số về địa phương.

Thứ hai, tiếp tục nghiên cứu, tìm hiểu và việc cần thiết phải ứng dụng DDC 23 vào công tác xử lý phân loại tài liệu tại Thư viện. Xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn, từng phần công việc khi ứng dụng DDC 23 như phân loại, tổ chức kho, hồi cố… đưa ra giải pháp thực hiện sao cho hiệu quả.

Thứ ba, nghiên cứu ứng dụng Bộ quy tắc biên mục RDA thay thế quy tắc biên mục AACR2 để phù hợp với dữ liệu tài liệu số; Chọn một Bộ Từ khóa -  Bộ Tiêu đề chủ đề phù hợp để áp dụng trong biên mục tài liệu nhằm đảm bảo sự thống nhất hiệu quả sử dụng ngôn ngữ tìm kiếm chia sẻ dữ liệu.

Thứ tư, cần thực hiện dự án ứng dụng công nghệ thông tin “Xây dựng thư viện thông minh” trong đó được đầu tư phần cứng, phần mềm, thiết bị ứng dụng thông minh, quản lý số hóa tài liệu, gắp Chip RFID cho tài liệu phục vụ công tác kiểm kê tài liệu, lưu thông, bạn đọc có thể tự mượn trả tài liệu…

Thứ năm, trong công tác tuyển dụng, ưu tiên các ứng viên được đào tạo chuyên ngành thư viện; trường hợp những viên chức không thuộc chuyên ngành thư viện, cần được cử tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ thư viện cũng như công nghệ thông tin nhằm đáp ứng công việc chuyên môn và để phù hợp với thời đại chuyển đổi số trong lĩnh vực thư viện hiện nay. Bên cạnh đó, tiếp tục tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác xử lý tài liệu tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ, hội thảo, hội nghị về khung phân loại DDC, biên mục mô tả,…

Nhận thấy ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bổ sung và xử lý tài liệu cùng với thực tiễn phát triển của thời đại công nghệ số, Thư viện tỉnh Bình Dương xác định rõ phải luôn không ngừng cải tiến, đổi mới nhằm từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả trên mọi mặt của hoạt động chuyên môn với đích đến cuối cùng là đáp ứng kịp thời, nhanh chóng nhu cầu tin phong phú, đa dạng của người sử dụng tin, góp phần xây dựng và phát triển kinh tế, chính trị xã hội của địa phương trong thời kỳ công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước.